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 文件銷毀時(shí)應(yīng)組織編制“文件控制程序”，規(guī)定：

      (1)文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的;

      (2)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，並再次批準(zhǔn);

      (3)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別;

      (4)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本;

      (5)確保文件保持清晰、易於識(shí)別;

      (6)確保外來文件得到識(shí)別，並控制其分發(fā);

      (7)防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。

      文件控制的主要目的是為了控制文件的有效性。